飲み会の幹事

職場の飲み会幹事。お店予約のコツ

週末の予約はお早めに

週末の予約は、団体の予約が入ることが多く、お目当てのお店があれば早めに予約をしておきましょう。特に、1月、3月、4月、12月などは新年会、歓送迎会、忘年会などのシーズンですから、早めの予約が必要になります。

8名以上の予約は、キャンセル前提で予約しておく

幹事の頭を悩ますのが、直前のキャンセルです。たいていのお店は、人数変更は、数日前までは可能ですが、それ以降は、キャンセル料が発生する可能性もあります。特に、当日キャンセルの場合は、食べ物はキャンセル不可の場合が多いと思います。
一つのコツとして、例えば、20名が参加予定の飲み会であれば、20✕0.9=18人で予約をとっておきます(ドタキャンが多そうなら、0.8で計算してもOK)。予約の際は、一人一人のコース料理ではなく、大皿をシェアするタイプのお店がベスト。飛行機の予約と同じ形式ですね。これであれば、2名までのドタキャンであれば、ノーダメージで乗り切れます。じゃあ、もし、当日20人全員参加したら、どうするの?となりますね。この場合、2つの対応方法があります。
1)当日お店の方に、2名増えたので、料理を2名分増やして欲しいとお願いする。
もしくは
2)20名に対して、18名分の料理で乗り切る。
もともと、大皿をシェアするタイプのお店であれば、はっきり言ってしまうと、20名も、18名もそれほど提供される料理の量はかわりません。飲み会が中盤にさしかかると、料理が余っているテーブルと、足りないテーブルがはっきりしてきますから、幹事の人が、料理が余っているテーブルの料理を、少しだけ足りないテーブルに移動させるのです。そうすれば、バランスよく料理が無くなるでしょう。
男性が多い飲み会の場合は、料理が足りないと文句がでやすいので、その場合は、予約の段階で、「男性客が多い飲み会なので、魚よりは揚げ物など、ボリューム重視でお願いします!」とお願いしてけばOK。